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Wissensdokumentation in Projekten

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Wissensdokumentation

Ein Projekt beginnt – Teams werden zusammengestellt, Aufgaben werden verteilt und schnell werden ersten Inhalte erarbeitet – schon bin ich mitten drin im Geschehen.

Prozesse entwickeln und verändern sich, Abhängigkeiten entstehen und nun stehen wir im Projektteam vor der Herausforderung, die neu entwickelten Inhalte zu dokumentieren, um den Überblick zu behalten.

Da Projekte ihrer Definition nach zeitlich begrenzt sind, führt der zumeist herrschende Zeitdruck dazu, Dokumentationsaufgaben auf ein Mindestmaß zu beschränken. Zudem werden Aufgaben in der Regel von unterschiedlichen Projektmitgliedern und Teams erfüllt, sodass projektrelevante Inhalte nicht von einer einzelnen Person dokumentiert werden können. Auch werden Personen oft für bestimmte Aufgaben in ein Projektteam aufgenommen und verlassen dieses nach der Erfüllung wieder. Damit verlassen auch die von ihnen entwickelten Inhalte das Projekt.[1]

Dass jedoch Wissen, hier bisher noch salopp als ‚Inhalte‘ bezeichnet, eine bedeutende Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens spielt, ist bereits bekannt.[2]

Im folgenden Abschnitt wird dem Begriff ‚Inhalt‘ eine Definition des Wissens zugrunde gelegt.

Wissen und Wissensmanagement

Das Definieren des Begriffs „Wissen“ ist keine leichte Aufgabe. ‚Wissen‘ ist für verschiedene Disziplinen wie Philosophie, Psychologie, Pädagogik etc. von zentraler Bedeutung, wobei das Verständnis dieses Begriffs unterschiedlich aufgefasst wird.[3]

Für die Unterteilung von Wissen innerhalb von Unternehmen wird hier die Definition nach Michael Polanyi (1891 – 1976) herangezogen. Diese unterscheidet Wissen in explizites und implizites Wissen.

Laut Polanyi kann explizites Wissen mittels Zeichen (Sprache, Schrift) kommuniziert werden. Es kann demnach in grammatischen Sätzen oder mit technischen Daten dokumentiert werden. Es lässt sich daher weitergeben.[4] Implizites Wissen hingegen beschreibt das Können einer Person. Es ist schwer zu kommunizieren, weil es in den Köpfen der Mitglieder gespeichert ist. Laut Polanyi beschreibt implizites Wissen auch die Erfahrung.[5]

Wissensdokumentation

Wikis

Unter Wikis versteht man allgemein eine Webseite, die gemeinschaftlich bearbeitet wird. Dabei kann jeder Teilnehmer den Inhalt ohne technische Vorkenntnisse bearbeiten, ergänzen und löschen. Wikis beruhen demnach auf dem Prinzip, dass Mitglieder sich gegenseitig korrigieren und ergänzen.

Oftmals wird an Wikis kritisiert, dass die Richtigkeit und Vollständigkeit der eingestellten Artikel nicht gewährleistet werden kann. Da jeder Zugriff auf alle Artikel hat, können auch bewusst Fehleintragungen gemacht werden.

Allerdings bieten Wikis die Möglichkeit das gesamte, projektrelevante Wissen für alle transparent abzubilden. Da sie einfach zu bedienen sind, ist der Aufwand für die Projektmitglieder gering, sodass die Beteiligungsquote hoch ist. Zudem ist die Leistung der Mitglieder direkt sichtbar.[6]

Wissensdatenbanken

In Wissensdatenbanken wird das gesamte identifizierte Wissen der Mitglieder „aufbewahrt“. Wissensdatenbanken werden vor allem für die Speicherung von identifiziertem Wissen verwendet. Mitglieder können gezielt nach bereits erarbeiteten Lösungen suchen und können damit die Zeiten für Problembehandlungen senken. Das Hinterlegen des Verfassers und dessen Kontaktdaten helfen zusätzlich bei komplexeren Fragestellungen, sodass entsprechende Mitglieder kontaktiert werden können.

Da Wissensdatenbanken nicht von allen Mitgliedern benötigt werden, müssen die Mitglieder, die mit ähnlichen Prozessen arbeiten, zusammengebracht werden, um die gleichen Themen und ähnliche Fragestellungen zu bearbeiten.[7]

Gelbe Seiten

Implizites Wissen kann in Wissensdatenbanken und Wikis kaum dokumentiert werden. Die Verwendung von Gelben Seiten hilft implizites Wissen im Unternehmen zu speichern. Hierbei werden Ansprechpartner für entsprechende Themen und Prozesse dokumentiert. Gelbe Seiten stellen damit ein Expertenverzeichnis dar, in dem hinterlegt wird, welche Mitglieder zu welchen Themen  Inhalte entwickelt haben.

Jedes Mitglied kann seine eigene Seite verwalten. Durch die individuelle Gestaltungsmöglichkeit werden Mitglieder motiviert und die Kreativitätssteigerung wird gefördert.

Richtige Ansprechpartner zu einem Thema können schnell gefunden werden, sodass sich Zeit- und Qualitätsvorteile ergeben.[8]

Die Dokumentation von Wissen innerhalb eines Projektes kann, wie die aufgeführten Methoden aufzeigen, unterschiedlich aussehen.

Wie behandeln Sie dieses Thema in Ihren Projekten?

Über eine angeregte Diskussion würde ich mich freuen.

[1] Wissensmanagement in Projekten (Ulrich Frank, Silke Schönert)
[2] Wissensmanagement in Projekten (Ulrich Frank, Silke Schönert)
[3] Fachrichtung Informationswissenschaft Saarbrücken . Wissensarten. [Online] Universität des Saarlandes, 18. Juni 2004. [Zitat vom: 30. Dezember 2013.] http://is.uni-sb.de/studium/handbuch/wissrepr/arten.html.
[4] Polanyi, Michael. Implizites Wissen. Frankfurt am Main : Suhrkamp, 1985.
[5]Neuweg, Georg Hans. Könnerschaft und implizites Wissen. Zur lehr-lerntheoretischen Bedeutung der Erkenntnis- und Wissenstheorie Michael Polanyis. Münster : Waxmann, 1999.;Jarz, Ewald M. Entwicklung multimedialer Systeme. Planung von Lern- und Masseninformationssystemen. Wiesbaden : Deutscher Universitäts-Verlag; Gabler-Verlag, 1997.;Polanyi, Michael. Implizites Wissen. Frankfurt am Main : Suhrkamp, 1985.
[6] Gerhards, Sandra und Trauner, Bettina. Wissensmanagement. [Hrsg.] Prof. Dr.-Ing. Gerd F. Kamiske. München : Carl Hanser Verlag, 2007.
[7] Gerhards, Sandra und Trauner, Bettina. Wissensmanagement. [Hrsg.] Prof. Dr.-Ing. Gerd F. Kamiske. München : Carl Hanser Verlag, 2007.
[8] Gerhards, Sandra und Trauner, Bettina. Wissensmanagement. [Hrsg.] Prof. Dr.-Ing. Gerd F. Kamiske. München : Carl Hanser Verlag, 2007.

Anfisa Lening

Über den Autor 

Diplom-Wirtschaftswissenschaftlerin mit Schwerpunkt Finanz- und Versicherungswirtschaft. Bei der Insight Dimensions GmbH seit Mai 2012 als Business Analyst tätig.

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Ein Projekt beginnt – Teams werden zusammengestellt, Aufgaben werden verteilt und schnell werden ersten Inhalte erarbeitet – schon bin ich mitten drin im Geschehen. Prozesse entwickeln und verändern sich, Abhängigkeiten entstehen und nun stehen wir im Projektteam vor der Herausforderung, die neu entwickelten Inhalte zu dokumentieren, um den Überblick zu behalten. Da Projekte ihrer Definition

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