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Business Intelligence,Software & Programme

Visualisierung von Unternehmenszahlen über automatisierte Emailkommunikation

von
Diagramm

Im Bereich Business Intelligence stößt man ständig auf neue Herausforderungen. Komplexe Informationen müssen stets übersichtlich und verständlich visualisiert werden. Bei der Berichtserstattung gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten wie Kundenzahlen bedarfsgerecht aufbereitet werden. Meist werden hierbei mehrerer Stationen durchlaufen und Daten aus verschiedenen Quellen verarbeitet.

Große Berichte, die viele verschiedene Tabellen mit Filtermöglichkeiten beinhalten, sind für einen allgemeinen Überlick gut geeignet. Sobald der Kunde jedoch nur für ihn relevante Daten in Betracht ziehen möchte, bedarf es einem großen Aufwand die für ihn relevanten Daten auf sein Detaillevel zu filtern. Zu dem besteht oft das Problem, dass aus großen Tabellen mit vielen Daten nicht alle Daten an alle Kunden verteilt werden dürfen.

Hierzu ein kleines Beispiel:

Herr Mustermann arbeitet bei einem Großunternehmen, ist der zuständige Sales Manager für mehrere Länder und betreut eine Vielzahl an Kunden. Er erhält wöchentlich einen Excelbericht, welcher die gesamten Verkaufszahlen und Ziele seiner Kunden beinhaltet. Diese muss er regelmäßig an seine jeweiligen Kontaktpersonen per Email versenden, was bei einer Vielzahl an Kunden für Ihn einen hohen Zeitaufwand bedeuten würde. Da der Bericht die Zahlen aller Kunden enthält und nicht für jeden Kunden einzeln geliefert werden kann, muss Herr Mustermann für jeden Kunden entsprechende Filtereinstellungen in der Tabelle vornehmen um die Zahlen kundenspezifisch darstellen zu können. Zusätzlich müsste Herr Mustermann für jeden Kunden die entsprechend gefilterte Tabelle in eine Email kopieren um sie versenden zu können.

Für die oben genannte Problematik wird eine Beispiellösung durch automatisierte Berichtserstattung erläutert. Diese reduziert den Aufwand wie auch Fehlerquellen durch manuelle Einstellungen, für Herr Mustermann erheblich.

Die Beispiellösung wurde mit folgenden Hilfsmitteln realisiert.

  • Microsoft Office(Excel & Outlook)
  • Programmiersprache VBA( Visual Basic for Applications)

Grundidee

Innerhalb einer Exceldatei wird eine einheitliche Vorlage, welche die Ziele und aktuellen Zahlen der Kunden aufzeigt, erstellt. Die mit kundenspezifischen Daten gefüllte Vorlage wird per Email an jeden Kunden mit seinen persönlichen Informationen geschickt. Hierzu sollen vorerst die gesammelten Kundendaten via Macros bzw. Formeln aus verschiedenen Datenquellen in Excel eingelesen und verarbeitet werden.

Für die Realisierung benötigt man in Excel mehrere Arbeitsblätter auf welche im Folgenden näher eingegangen wird:

  • Steuerungseinheit
  • Quelldaten
    • Kundenliste
    • Gesamtbericht der Kundenzahlen
  • Vorlage für kundenspezifische Daten
  • Emailvorlage

1. Steuerungseinheit

In der Steuerungseinheit werden mehrere Macros verwaltet:

a) Einfügen des Gesamtberichts in die Excelarbeitsmappe

  • Daten aus einer externen Quelle ( Beispiel wöchentlicher Gesamtbericht von Herrn Mustermann) werden automatisiert via Macro in die aktuelle Excelarbeitsmappe eingelesen

b) Erstellen einer kundenspezifischer Tabelle

  • Eingelesene Daten aus dem Gesamtbericht können jetzt für jeden Kunden einzeln dargestellt und die Tabelle dementsprechend gefüllt werden.

c) Kopieren der kundenspezifischer Tabelle in die Email und Erstellen des Emailtextes

  • Erstellen einer Email mit Kundentabelle und relevanten Textbausteinen

d) Versenden der Email

Zudem dient die Steuerungseinheit der Übergabe von kundenspezifischen Parametern. Das wird hier zum Beispiel für das aktuelle Quartal oder den Betreff der Email verwendet.

Steuerungseinheit

2. Quelldaten (Gesamtbericht, Kundenlisten)

Wie bereits in Schritt 1.a. beschrieben werden die Quelldaten aus dem Gesamtbericht über ein Macro in die Excelarbeitsmappe eingefügt.

Quelldaten

Des Weiteren wird eine Kundenliste mit eindeutigen Schlüsselparametern benötigt welche Kundenname, Identifikationsnummer und Email-Adresse beinhaltet. Durch den dynamischen Aufbau kann diese Liste jeder Zeit aktualisiert werden sofern Ansprechpartner hinzukommen oder wegfallen.

Kundendaten

3. Kundenspezifische Übersicht

Um alle notwendigen Daten und  Zahlen für jeden Kunden darstellen zu können wird eine Vorlagentabelle  benötigt (die mit Hilfe von in Schritt 1.b beschriebenem Macro aktualisiert wird) die dynamische Excelformeln enthält.

In dieser Vorlagentabelle werden die vordefinierten Felder wie beispielweise „Target EUR“ mit dem kundenspezifischen Wert mit Hilfe von Excelformeln gefüllt. Anhanden der Identifikationsnummer (aus Kundenliste Schritt 2) werden die Werte dem entsprechenden Kunden zugewiesen.

Nach dem Befüllen der Tabelle mit den kundenspezifischen Daten wird diese mittels Macro aus Schritt 1.c in die Email eingefügt.

Kundenspezifische šbersicht

4. Emailvorlage

Die in Schritt 3 beschriebene Vorlagentabelle wurde bereits in die Email kopiert. Um die Email mit einem oder mehreren Textbausteinen zu füllen, wird eine HTML-Code basierte Vorlage erstellt. Die Vorlage kann Formatierungen zu beispielsweise Farbe und Größe der Schrift enthalten. Durch Anordnung des HTML-Codes in mehreren Zellen besteht die Möglichkeit zwischen Textbausteinen Tabellen oder Bilder einzuarbeiten. Die Textbausteine werden mit Hilfe eines Macros an die entsprechende Position der Email transportiert.

Email

5. Ergebnis

Ein Beispiel wie das Gesamtergebnis aussehen könnte wird im Folgenden dargestellt:

BeispielEmail

Mehrwert

Die automatisierte Berichtserstattung erleichtert es dem Anwender erheblich Firmenzahlen schnell und übersichtlich an die Ansprechpartner zu übermitteln. Durch die Reduzierung von manuellen Arbeitsschritten werden die Fehlerquellen minimiert und die Datenqualität erhöht. Mit der Verwendung von nur einer Excelarbeitsmappe bleibt der Vorgang sehr übersichtlich und strukturiert. Innerhalb der dynamisch angelegten Tabellen ist es jederzeit möglich kleine Änderungen zu implementieren. Der gesamte Arbeitsvorgang kann mit nur zwei einfachen Schritten in der Steuerungseinheit abgearbeitet werden.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der automatisierten Berichtserstattung ist, dass durch die Zeitersparnis häufiger Aktualisierungen möglich sind. Eine zeitgerechte Emailkommunikation ist ebenfalls gewährleistet.

Johannes Zimmermann

Über den Autor 

Ausbildung zum IT-Systemelektroniker bei der Deutschen Telekom.
Anschließend Ausbildung zum staatl. geprüften Informatiker an der Akademie für Datenverarbeitung Böblingen.
Seit Juni 2015 als Junior Business Analyst bei der Insight Dimensions GmbH tätig.

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