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Business Intelligence,Unternehmenssteuerung

Six Sigma Projektauftrag – die Bibel nicht nur in der Define Phase

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Projekt

Sie wurden zum Six Sigma Projektmanager ernannt. Nun kann es mit der ersten Phase Ihres Projekts (im DMAIC Zyklus „Definieren“ genannt) losgehen. Sie kennen bereits den Kunden und seine Anforderungen sowie das Problem oder den Prozess, welcher verbessert werden soll. Sie kennen Ihren Black Belt und haben das Projektteam bereits geformt. Da man schon in der ersten Phase des Projekts ziemlich viele Informationen zusammenfassen muss, ist die Erstellung eines Projektauftrags (Englisch: Project Charter) erforderlich.

Was ist ein Projektauftrag?

Ein Projektauftrag ist eine Art Vertrag zwischen dem Management der Firma und dem Projektteam. Er sollte vom Projektmanager erstellt werden und ihm dabei helfen, zu überwachen, ob sich das Projekt innerhalb des definierten Rahmens bewegt. Jedoch wird dieser auch in der Abschlussphase des Projekts verwendet, um dessen Erfolg zu messen.

Was soll der Projektauftrag enthalten?

  • Name des Projekts
  • Ziel des Projekts (nach der SMART Methode)
    • Es soll im Zusammenhang mit der Problembeschreibung stehen (Was wollen wir liefern, in welchem Zeitraum?)
  • Beschreibung des Problems
    • Es soll die Lücke zwischen „soll“ und „ist“ zeigen und durch Metrics quantifiziert werden
    • Es soll keine Lösung vorschlagen oder die Ursachen darstellen, sondern nur das Problem schildern (daher sollten hier die Worte wie „weil“, „wegen“ sowie Ausdrücke wie „nicht genügend“, „wir sollten“ vermieden werden)
    • Es sollte idealerweise die Fragen: „Wann?“, „Wie viel?“, „Wer/Wo?“, „Was?“ beantworten
  • Metriken
    • Anhand welcher Kriterien wird der Erfolg des Projekts gemessen? Soll zum Beispiel die Anzahl oder der Anteil der Defekte reduziert werden?
  • Projektumfang
    • Es soll beschreiben, was zum Projekt gehört (in scope) und was nicht (out of scope)
  • Zeitrahmen
    • Hier sollten Meilensteine festgesetzt werden, inkl. deren geplanten und tatsächlichen Abchlussdaten (die geplanten Daten sollten im Nachhinein nicht geändert werden!)
  • Projektteam
    • Hier könnte eine RACI Matrix verwendet werden (ich setze es oft in meinen Projekten ein, auch wenn es keine Six Sigma Projekte sind – es hilft wirklich, viele Fragen im Bezug auf die Aufgabenverteilung bzw. Zuständigkeiten zu vermeiden)
  • Der Nutzen des Projekts
    • Der Nutzen kann sich positiv auf den Kunden, die Produktivität oder auf die Finanzen auswirken (z.B. weniger Kundenbeschwerden, Reduzierung des Arbeitsaufwands, Kosteneinsparungen)

Der Projektauftrag darf nicht geheim bleiben; er sollte dem gesamten Projektteam im Kick-off Meeting gezeigt werden und jederzeit für das Team zugänglich sein. Änderungen in diesem Dokument dürfen nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden und sollten mit dem Team und den Stakeholders besprochen werden.

Ich persönlich setze die Projektaufträge oft in meinen Projekten ein, auch wenn deren Umfang nicht so groß wie ein Six Sigma Projekt ist. Ich gehöre eben zu den Menschen, die gerne Projekte strukturiert angehen und die stets den Fokus im Auge behalten wollen. Ich hoffe, es hilft ebenfalls einigen von Ihnen, die Arbeit an einem Projekt zu erleichtern.

Und hier noch ein von mir erstelltes Beispiel eines Projektauftrags:

Six Sigma Projektauftrag

Quellen:
[1] Lean Six Sigma Green Belt, Vol. 1 (ETI Group, 2008)
[2] Six Sigma Black Belt – Projektauftrag, letzter Zugriff: 16.02.2015

Agnieszka Lapinska

Über den Autor 

Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Universität Bialystok, Polen. Berufliche Vergangenheit als IT-Support, Business Analyst und Projektleiter in der IT Branche. Seit 2009 bei @ Insight Dimensions GmbH als Senior Business Analyst tätig.

Six Sigma Projektauftrag – die Bibel nicht nur in der Define Phase Reviewed by on .

Sie wurden zum Six Sigma Projektmanager ernannt. Nun kann es mit der ersten Phase Ihres Projekts (im DMAIC Zyklus „Definieren“ genannt) losgehen.

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