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Mikro Projekt Management

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Mikro Projekt Management

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Geld bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal) und Qualität ein Ziel zu erreichen. (Wikipedia.org)

Die Meisten von uns denken bei einem Projekt an ein Vorhaben mit einer gewissen Substanz. Eine Brücke, oder ein neues Software Release oder vielleicht sogar den Umzug in die neue Wohnung. Projekte sind allerdings allgegenwärtig, auch wenn sie nicht immer als solche erkannt werden. Selbst die kleinsten wiederkehrenden Aufgaben, selbst wenn sie keine Projekte im klassischen Sinne sind, können von einem gewissen „Projektansatz“ profitieren.

Klar ist, dass man nicht für jede Aufgabe gleich ein komplettes Projektteam zusammenstellt und einen umfangreichen Projektplan schreibt. Aber indem man auch seine kleinere Aufgaben als Projekt, sagen wir ein „Mikro-Projekt“, versteht und angeht, kann man bessere Ergebnisse erzielen und Gefahren umgehen.

Dieser Artikel soll keine „Mikro-Projektbibel“ werden. Dennoch soll er dazu beitragen, dass neue oder alltägliche, einer gewissen Routine unterworfenen, Aufgaben mit einem geänderten, frischen Blickwinkel angegangen werden.

Ein Mikro-Projekt genau zu definieren ist nicht so einfach, weil die Grenze zu einem normalen Projekt eher fließend und nicht fest zu bestimmen ist.

Der Einfachheit halber gehen wir davon aus, dass hier an Aufgaben gedacht wird, die maximal nur einige Tage Aufwand bis zum gewünschten Ergebnis erfordern. Wir wollen uns hier nicht auf eine der vielen guten Projektmethoden festnageln. Damit wir trotzdem die Phasen des Projekts strukturiert durchgehen, reden wir hier von Anfang, Umsetzung und Abschluss des Projekts.

Der Anfang: Definition und Erwartungen

Mikro-Projekte haben oft etwas chaotische Anfänge. Es kann ein Telefonat sein, oder eine kurze Email oder vielleicht eine Frage am Kaffeeautomat. Hier tut sich bereits die erste Falle auf. Eine klar strukturierte Herangehensweise mit Spezifikationen, Erwartungen und „Rollen und Verantwortungen“ wird meistens fehlen. Das einzige was meistens klar ist, ist eine (oft leider unrealistische) Deadline bis wann eine Aufgabe zur erledigen ist. Vorteil des kurzen Zeithorizonts ist allerdings, dass die Aufgabe an sich relativ klar abgegrenzt sein dürfte.

Gerade diese chaotischen Anfänge führen dazu, dass wir zum „vom Alltag getriebenen“ werden und nur noch reagieren. Häufig bestimmt der, der am lautesten schreit oder als letzter unser Bewusstsein erreicht hat. Viele parallel laufende Aufgaben werden nicht durchdacht und geordnet, weil alles schnell „zwischendurch“ gemacht wird. Allmählich verliert man den Durchblick auf seine Arbeitslast. Wie können wir diesem Umstand mit „Projekt Denken“ entgegensteuern?

Ein Projekt hat immer einen Auftraggeber der das Projekt anstößt und unterstützt. Dazu gibt es allerdings noch viele Beteiligte, mit unterschiedlichsten Rollen und Verantwortlichkeiten. Natürlich ist dies alles bei einem Mikro-Projekt meist nicht so ausgereift wie in einer klassischen Projektorganisation. Dies sollte uns aber nicht davon abhalten uns Gedanken zu machen, wer eigentlich den Auftrag stellt und wer wie beteiligt ist. Nur wenn man versteht wer sein eigentlicher Auftraggeber ist und welche Rollen und Verantwortungen die anderen Beteiligten haben, kann man richtig auf das Umfeld reagieren und seinen eigenen Beitrag richtig einschätzen. Dies ist nicht nur für die Aufgabe selber ein riesen Vorteil, es hilft auch bei der Priorisierung zwischen Aufgaben und Mikro-Projekten.

Auch die Zielformulierung ist bei Mikro-Projekten oft nur auf den ersten Blick klar. Ein „Projektdenken“ kann uns hier weiterhelfen, indem wir weiter denken als ausschließlich an die direkte Aufgabe. Versuchen Sie sich in ihren Auftraggeber hinein zu versetzen und zu verstehen was er/sie mit dieser Aufgabe zu bewirken versucht. Auch die Wünsche der eigentlichen Nutzer des Ergebnisses sollten in Betracht gezogen werden. Nur wenn man das eigentliche Ziel von dem was man zu tun hat im Blick hat, kann man seine Kreativität und sein Können optimal und zielführend einfließen lassen.

Jetzt wo man das Ziel vor Augen hat, gilt es das zu Erreichende klar zu stellen. Vielleicht ist am Anfang noch nicht 100% klar wie das Endergebnis auszusehen hat, dann sollte ein Meilenstein zur Klärung dieses Sachverhaltes aufgenommen werden. Nur wenn Auftraggeber und Auftragnehmer sich darüber einig sind was für ein Ergebnis zu liefern ist, kann auch irgendwann das Projekt zu einem zufriedenstellenden Abschluss gebracht werden. Arbeiten mit Meilensteinen und konkreten Ergebnissen hilft einiges Hand- und Dingfest zu machen. Hier sollte man versuchen kurz und klar zu bleiben, wir reden hier schließlich von einem Mikro-Projekt. Außerdem sollte die Essenz schriftlich fixiert werden.

Da jetzt bekannt ist was, unter welchen Bedingungen geliefert werden soll, ist es möglich eine vernünftige Planung zu erstellen. Dabei kann ruhig die Annahme gemacht werden, dass das Gesetz von Murphy keinen Unterschied zwischen kleinen und großen Aufgaben macht. Risiken die Sie schon erkennen können sollten festgehalten werden und in die Planung einfließen. Planen Sie lieber mit Puffer damit Sie die Erwartungen richtig setzen. Für die Zufriedenheit des Kunden ist Verlässlichkeit oft wichtiger als Schnelligkeit. Vergleichen Sie eine Aufgabe die nach drei Stunden geliefert wird, aber in einer Stunde versprochen war, mit einer die nach drei Stunden geliefert wird, aber erst Morgen erwartet war. Beide Aufgaben haben drei Stunden gebraucht, aber nur auf eine haben Sie warten müssen.

Wie soll so was in der Praxis funktionieren? Wichtig ist eine klare Rückmeldung, via z.B. Email, wie die Aufgabe aufgefasst worden ist, mit einer Beschreibung des zu liefernden Ergebnisses, wann und wie (zwischen) Ergebnisse kommuniziert werden und welche Bedingungen erfüllt werden müssen. Das hilft klar zu stellen was, wann und wie erwartet werden darf. Es ist damit eine Absicherung für unrealistische Erwartungen. Solche klare Kommunikation erlaubt es dem Auftraggeber einzuschreiten, wenn Inhalt oder Planung der Aufgabe nicht seinen Wünschen entspricht. Es ist wichtig diese Informationen schriftlich zu fixieren, weil sie den quasi-„Liefervertrag“ darstellen, auf den man sich bei Unstimmigkeiten beziehen kann.

Die Umsetzung: Kommunikation und Zielerreichung

Die Umsetzung der Projektziele fängt oft schon während der Anfangsphase an. Schon das Klarstellen der Aufgabe kann ein gewisses Maß an Umsetzung mit sich bringen, indem Sie zum Beispiel Lösungsansätze ausarbeiten. Die Anfangsphase sollte aber richtig zum Abschluss gebracht werden, damit das Projekt auch irgendwann ein zufriedenstellendes Ende finden kann. Viel zu oft wird die Anfangsphase übergangen, was dazu führen kann, dass erst bei Abnahme der Ergebnisse Meinungsverschiedenheiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu Tage kommen. Wenn man während des Abschlusses anfängt zu definieren, was eigentlich vom Anfang an erwartet war, ist Ärger vorprogrammiert.

Die Umsetzung eines Projekts erfordert Zusammenarbeit. Dabei ist es wichtig ganz klar die eigenen Erwartungen auszusprechen: was, wird von wem, bis wann, in welcher Form erwartet. Stimmen Sie ab ob diese Erwartungen auch eingehalten werden können. Diese Vorgehensweise sorgt für klare Arbeitsabläufe und hilft rechtzeitig zu erkennen wenn Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden können.

Auch wenn Aufgabe und Rahmenbedingungen klar formuliert sind, geht eher selten alles nach Plan. Kommunikation ist hier unverzichtbar. Ein ständiges „Alles noch OK“ ist hier nicht zielführend. Gerade bei dem kurzen Zeithorizont eines Mikroprojekts bietet sich „Management by Exception“ an. Wenn die vereinbarten Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden können, sollte der Auftraggeber informiert werden.

Während der Umsetzungsphase sollte beachtet werden, dass Änderungen explizit bestätigt werden. Änderungen bringen einen kurzen Abstecher zur Anfangsphase mit sich, damit die Ziele angepasst werden können. Ein riesen Aufwand ist in der Regel nicht erforderlich, aber die neuen Vereinbarungen sollten fest gehalten werden. Wenn sich Rahmenbedingungen ändern, oder Änderungswünsche im Projekt mit aufgenommen werden, sollte der Auftraggeber den Nutzen des Projekts überprüfen. Es kann sein, dass das Projekt sich unter den neuen Bedingungen nicht lohnt und ein direkter Abschluss erforderlich ist.

Der Abschluss: Abnahme und Ende

Ab wann ist ein Projekt eigentlich zu Ende? Viele Mikro-Projekte bleiben länger in der Abnahmephase hängen als das eigentliche Projekt gedauert hat. Eine Endlosschleife von „Fixes“ und kleinen Erweiterungen, sorgt für ein Schattendasein, wobei sich das vereinbarte Projekt schon verabschiedet hat, aber irgendwie trotzdem noch Aufgaben da sind. Solche „Zombieprojekte“ sind schwer zum Abschluss zu bringen und am Ende stehen oft nur Frust und Ärger. Nicht explizit gemachte Erwartungen sind halt nur schwer zu erreichen. Wie kann man vorbeugen, dass ein an sich erfolgreiches Projekt nicht kurz vor der Ziellinie trotzdem noch ins Schwanken gerät?

Klarheit über Erwartungen und zu stemmende Aufgaben ist da zielführend. Auftraggeber und Auftragnehmer sollten sich verständigen, was noch zum Abschluss der eigentlichen Projektaufgaben gehört und was eigentlich schon in ein neues Projekt gehört. Wie viel Spielraum Auftraggeber und Auftragnehmer haben, noch kleine Verbesserungen ins Projekt einfließen zu lassen, ist sehr situationsabhängig. Alle Beteiligten sollten da versuchen möglichst fair miteinander umzugehen, es gibt halt ein Leben nach dem Projekt. Wenn der Anfang richtig abgeschlossen worden ist und klare Erwartungen festgehalten sind, ist dies meist kein großes Problem.

Probleme treten auf, wo man zu leichtfertig über den Anfang des Projekts hinweg gegangen ist. Spätestens beim Abschluss des Projekts werden die Erwartungen jedoch implizit oder explizit klar werden, indem der Auftraggeber zufrieden ist oder nicht.

Zum Schluss

Ist die Vorgehensweise als Mikro-Projekt die Lösung für alle Alltagsprobleme? Natürlich nicht. Am Ende gibt es keinen Ersatz für gesunden Menschenverstand und keine endgültige Lösung für das häufige Fehlen davon. Die Anwendung eines Projektansatzes mit Augenmaß, kann bei alltäglichen Aufgaben helfen die wichtigsten Gefahren, die ein Projekt/Aufgabe zum Scheitern bringen, zu umgehen. Welche Methodik dabei verwendet wird, ist dabei zunächst nebensächlich. Klare Erwartungen auf beiden Seiten, klare Kommunikation während der Umsetzung und keine Angst die Aufgabe zum Abschluss zu bringen, helfen dabei.

Wenn es um richtig große vielschichtige Projekte, mit einer Vielzahl von Beteiligten geht, sollten natürlich Ansätze wie PRINCE2 oder PREVOLITE bzw. Komibinationen angewendet werden. Darauf werden wir in späteren Artikeln näher eingehen.

Ihr, Jeroen van Veen

Jeroen van Veen

Über den Autor 

Studierter Betriebswirt an der Erasmus Universität Rotterdam. Berufliche Vergangenheit als IT-Prozessmanager, Projektleiter und Business Analyst und seit 2006 als Senior Business Analyst und Teamleiter bei der Insight Dimensions GmbH tätig.

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