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Excel als Organisationstalent – Bringen Sie Ordnung in Ihren Büroalltag

von
Büro

„Ordnung ist das halbe Leben“, heißt es ja bekanntlich, doch in Zeiten von Emails, Messengern, Smartphones, Tablets & Co ist das im Büroalltag schneller gesagt als getan. Die To-Do Liste ist lang – die Mailbox voll – das Telefon klingelt – schnell eine Notiz während des Gesprächs – ein Messenger Fenster blinkt auf – noch 15 Min bis zum ersten Meeting und der Kollege steht ungeduldig mit der Kaffeetasse am Schreibtisch. Bei schlechter Organisation ist da der Stress schon vorprogrammiert. Doch längst überholt sind Notizzettel und Blöcke ohne Suchfunktion, die aus unserem schnelllebigen, digitalen Alltag nicht mehr wegzudenken ist. Wie strukturieren denn Sie ihren Arbeitstag? Ich z.B. nutze Excel um meine Aufgaben übersichtlich zu dokumentieren und auch archivieren. Mit wenigen Klicks kann man im Handumdrehen eine Art dynamisches Projektbuch erstellen, denn dank Excel 2013 steht Ihnen die Datenschnitt-Funktion nun auch in Verbindung mit Tabellen zur Verfügung.

Definieren Sie einfach die für Sie relevanten Spalten und listen Sie danach Ihre Aufgaben stichwortartig auf. Fügen Sie in einer weiteren Spalte ein „Status“ Drop-Down Menü sowie ein Kommentar Feld für sämtliche Notizen hinzu.

Schauen wir uns ein Beispiel an, das auch als Download zur Verfügung steht:

bild1

 Folgende Spalten wurden definiert:

Projekt, Thema, Datum, Aufgabe, Beschreibung, Auftraggeber, Aufwand (Std.), Fortschritt (%), Verantwortliche(r), Priorität, Status, Start Datum, Deadline, End Datum, Kommentar

Für all diejenigen, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, macht es Sinn die Projektbereiche mit einem Drop-Down Menü vorzudefinieren. In unserem Beispiel finden Sie die Definitionen der Spalte „Projekt“ sowie „Status“ auf dem Reiter „Glossar“. Diese können Sie je nach Belieben für Ihre Zwecke anpassen. Die vordefinierten Projektbereiche helfen Ihnen die Filterfunktion übersichtlich zu gestalten und vermeiden, dass zusammengehörige Aufgaben in unterschiedlichen Projekten gelistet werden .
bild 2

Mit Hilfe von Datenschnitten können Sie dann je nach Bedarf die Ansicht eingrenzen und so Ihre Aufgabenliste von allen Seiten beleuchten. Filtern Sie z.B. nach Projekt, Priorität, Zeitraum, Verantwortlichen oder Status.
bild 3

Legen Sie gleich los und bringen Sie noch heute Ordnung in Ihre Zettelwirtschaft.

Carmen Hetmainczyk

Über den Autor 

Ausgebildet als Informatikkauffrau im Bankenwesen mit fundierten Kenntnissen als Supervisor im Bereich des internationalen, technischen Supports. Seit Anfang 2012 bei der Insight Dimensions GmbH tätig als Business Analyst und Teamkoordinator.

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