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Dienstreise – Beleg verloren –  Was nun?

von
Reise

Wer kennt es nicht. Man befindet sich auf einer Dienstreise, und bekommt zig Belege, die es gilt aufzubewahren. Oder auch Situationen bei denen man nur schwer eine Quittung bekommt. Doch bei der Reisekostenabrechnung folgt der Schreck. Ein Beleg fehlt. Heißt es nun auf den Kosten sitzen zu bleiben?

Nein, der Retter in der Not – Der Eigenbeleg. Denn trotz des eisernen Buchhalter-Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gibt es diese Ausnahme. Allerdings sollte diese bei verloren gegangenen Quittungen nur eine Notlösung sein.

Soll die Ausgabe vom Finanzamt anerkannt werden, muss dies ein Ausnahmefall bleiben. Bei kleineren Ausgaben des täglichen Lebens und bei der Nutzung von (Münz-)Automaten (Telefon, Kopierer, Parkuhr, Porto) oder bei Trinkgeldern stellt er jedoch eine durchaus übliche und erlaubte Geschäftspraxis dar.

Der Eigenbeleg-Blog Stefan

Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Art der Aufwendung, z. B.: „Trinkgeld, siehe Restaurantbeleg“ oder „Farbpatrone XY“
  • Datum der Aufwendung
  • Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück sowie Umsatzsteuersatz)
  • Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, zum Beispiel durch Preisliste)
  • Grund für den Eigenbeleg (z. B. Verlust, Diebstahl oder „nicht quittiertes Trinkgeld“, „Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt“)
  • Datum und eigene Unterschrift

Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen nicht möglich. Dafür ist nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine ordentliche Rechnung gemäß § 14 UStG unerlässlich. [1]

Wenn dieser Eigenbeleg noch zusätzlich durch einen Kontoauszug oder eine Kreditkartenabrechnung belegt werden kann, steht dem ganzen nichts mehr im Wege.

Was für Unternehmen wichtig ist: Mit dem Eigenbeleg kann zwar sichergestellt werden, dass der eingeforderte Betrag als Betriebsausgabe anerkannt wird, Vorsteuerabzug kann damit in der Regel allerdings nicht geltend gemacht werden. Das kommt aber auch auf das jeweilige Finanzamt an.

[1] Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Eigenbeleg

[2] Quelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Eigenbeleg_einzeln.pdf&filetimestamp=20071010220429&

Stefan Schmid

Über den Autor 

Ausbildung zum Kfm für Verkehrsservice. Nach der Ausbildung als Personalsachbearbeiter tätig. Seit 2003 Business Analyst @ Insight Dimensions GmbH in Böblingen 

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