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Business Intelligence,Unternehmenssteuerung

Dem Aufgabenstrom Herr werden –  Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip  

von
Eisenhower-Prinzip

Wenn Aufgaben und Verantwortung wachsen, wird Zeitmangel zunehmend zu einem Problem. Viele größere und kleinere Aufgaben warten auf ihre Aufmerksamkeit und Zeit scheint nicht mehr für alles da zu sein.
Delegieren der Aufgaben ist nicht immer möglich und in vielen Fällen sogar kontra-produktiv. In diesem Fall kann nur eine richtige Priorisierung Abhilfe schaffen.

Im ersten Schritt gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen über alles was getan werden muss. Ohne dies sind jegliche Versuche, die richtigen Prioritäten zu setzen, zum Scheitern verurteilt. Wenn die Aufgaben aufgelistet sind, liegt der nächste Schritt darin die Aufgaben zu ordnen. Da gibt es mehrere mögliche Herangehensweisen.

Eine beliebte und bekannte Methode, um schnell und effektiv die Fülle an Aufgaben zu ordnen, ist das Eisenhower-Prinzip, welches auch unter dem Namen „Covey’s Quadrants“ bekannt ist. Bei dieser Herangehensweise werden die Aufgaben danach klassifiziert, wie wichtig und dringlich diese sind (oder empfunden werden).

                                         Dringlichkeit
dringend nicht dringend
Wichtigkeit wichtig A/I sofort erledigen B/II Terminieren
Krisenmanagement Planung/vorbeugen
z.B. Feuer löschen z.B. Rauchmelder installieren
unwichtig C/III Delegieren D/IV Papierkorb
viele Emails und Anrufe Zeitfresser und Fluchtaktivitäten
z.B. ein Anruf über Rauchmelder z.B. Rauchmelder-Werbung lesen

Im Quadranten A/I finden sich die wichtigen und dringenden Aufgaben wieder. Es geht um Krisen, Probleme und „harte“ Deadlines. Wenn die Mehrheit Ihrer Aufgaben in diesem Quadranten liegt, leben Sie in einer Art Dauerkrise. Stress und Fehler sind vorprogrammiert und viel mehr als reaktives Agieren ist kaum möglich. Kritik an diesem Modell liegt darin, dass im Zeitmanagement schon Einiges im Argen liegen könnte wenn eine Aufgabe plötzlich als dringend und wichtig empfunden wird.

Mit einer guten Planung und genügend Flexibilität ist es aber über die Zeit möglich, die Mehrheit der Aufgaben im Quadranten B/II anzusetzen. Die Aufgaben sind zwar wichtig, aber es gibt genügend Zeit ihnen die entsprechende  Aufmerksamkeit zu schenken. Dies ist der Quadrant der Effektivität, wo sich idealerweise die Mehrheit der Aufgaben befindet. Jeder kann verstehen, dass vorbeugen (Rauchmelder) besser ist als reagieren (Feuer löschen). Allerdings hat ein Tag nur 24 Stunden und sogar die sorgfältigste Planung fällt flach, wenn die Inhalte der nächsten Quadranten nicht richtig bearbeitet werden.

C/III ist ein gefährlicher Bereich wenn es um die richtige Priorisierung geht. Die dringenden aber unwichtigen Aufgaben, worunter viele Anrufe und Emails leider fallen, können jemanden über den Tag vor sich her treiben, ohne dass wirklich drüber nachgedacht wird wie effektiv die vorhandene Zeit eingesetzt wird. Es ist sehr wichtig, dass bewusst mit den Kommunikationsmitteln umgegangen wird und dadurch Aufgaben in diesem Bereich auch richtig zugeordnet werden. Es muss immer die Frage gestellt werden „muss dies unbedingt jetzt von gemacht werden?“ und „macht es überhaupt Sinn sich jetzt dieser Aufgabe anzunehmen?“

Der vierte Quadrant D/IV der Matrix sollte einfach lösbar sein, aber hier kommt oft auch der innere „Schweinhund“ ins Spiel. Zeitverschwendung mit Fluchtaktivitäten, wie z.B. im Internet surfen, finden sich hier wieder. Es ist der Quadrant der Zeitfresser und Wichtigmacherei. Wenn es legitime Aufgaben in diesem Quadrant gibt, dann muss hinterfragt werden, wieso diese Aktivitäten überhaupt Aufmerksamkeit verdienen.

Das bewusste Angehen und richtige Priorisieren von Aufgaben kann helfen Ordnung zu bringen und Freiräume zu schaffen. Dies wird dabei helfen die Effektivität zu steigern. Zudem macht es die Zeitinvestition lohnenswert, die diese Herangehensweise am Anfang bedeutet.

Quellen:

Covey’s quadrants

http://www.amazon.de/Die-Wege-zur-Effektivit%C3%A4t-pers%C3%B6nlichen/dp/3897495732/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1421420161&sr=8-1&keywords=covey+7+wege+zur+effektivit%C3%A4t

Eisenhower-Prinzip

http://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip

Jeroen van Veen

Über den Autor 

Studierter Betriebswirt an der Erasmus Universität Rotterdam. Berufliche Vergangenheit als IT-Prozessmanager, Projektleiter und Business Analyst und seit 2006 als Senior Business Analyst und Teamleiter bei der Insight Dimensions GmbH tätig.

> E-Mail an den Autor

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