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Blitzvorschau–Funktion bietet Datenqualität und Konsistenz

von
Excel

Wer täglich Umgang mit manuell gepflegten Datentabellen hat und diese versucht zu analysieren, kennt das Problem der Datenqualität und Konsistenz.

Einzelne Werte werden oft konsolidiert, wie z.B. die Postleitzahl und der Wohnort oder der Vor- und Nachname, die man jedoch in 2 separaten Zellen benötigt.

In diesem Fall ist eine manuelle Korrektur mit Hilfe von Textkonvertierungsassistenten, die Funktion „Suchen und Ersetzen“ oder gar eine verschachtelte Formel notwendig, um die Daten einigermaßen in das gewünschte Format zu bringen.

Dieser Schritt ist oft sehr zeitaufwändig und kann dadurch gelegentlich den Stresslevel unnötig erhöhen.

Das hat auch Microsoft erkannt und bietet in der Excel 2013 Version die Funktion „Blitzvorschau“ an, in der englischen Version „Flash Fill“ genannt. Diese findet man im Menü unter dem Punkt „Daten“.

Beispiel:

Sie haben eine Liste von Emailadressen, benötigen allerdings die Vor- und Nachnamen in separaten Spalten zwecks Serienbrieferstellung. Die Emailadressen befinden sich in Spalte A. Der Vor- und Nachname soll jeweils in Spalte B und C gesplittet  werden.

Geben Sie in der ersten Zeile ihrer Spalte B und C ein Beispiel für die Trennung an. In diesem Fall den Vornamen in Spalte B und den Nachnamen in Spalte C. (siehe Zeile 2).

Blitzvorschau-Funktion für mehr Qualität und Konsistenz

Dem @-Zeichen sowie den darauf folgenden Angaben zur Domäne und Länderkennung wird keinerlei Beachtung geschenkt. Springen Sie nun in Zelle B3 und klicken Sie auf „Blitzvorschau“.

Excel versucht nun anhand der Beispieleingabe in Zelle B2 ein Muster zu erkennen und schlägt die entsprechenden Werte für die darunterliegenden Zellen vor.

Wiederholen Sie den gleichen Schritt für Spalte C. Das Tastenkürzel für die Blitzvorschau ist STRG + E.

Blitzvorschau-Funktion für mehr Qualität und Konsistenz 2

Über das Blitzvorschaukontextmenü können alle geänderten Zellen automatisch markiert, die vorgeschlagenen Werte akzeptiert oder rückgängig gemacht werden.

Doch nicht nur das Trennen von Informationen ist möglich, auch das Zusammenfügen von Daten.

Blitzvorschau-Funktion für mehr Qualität und Konsistenz 3

Des Weiteren erkennt Excel ob gegebenenfalls Zeichen hinzugefügt werden sollen oder ein Teilwert eines bestehenden Zellenwertes ausgegeben soll. Somit kann man die Funktionen LINKS oder RECHTS ebenfalls durch die Blitzvorschau ersetzen.

Sie können also per Knopfdruck Artikelnummern aufschlüsseln oder die Initialen eines Kontaktes auslesen.

Blitzvorschau-Funktion für mehr Qualität und Konsistenz 4

Bei letzterem Beispiel sollten Sie allerdings alle Eventualitäten in ihren Beispielvorgaben auflisten, da es sonst zu fehlerhaften Konvertierungen kommen kann.

Blitzvorschau-Funktion für mehr Qualität und Konsistenz 5

Wie Sie sehen hat Excel ein Problem damit die Initialen eines Doppelnamens auszulesen (s. Spalte C). Definiert man hingegen diese Fälle als Beispiel (s. Spalte D) kann Excel auch in diesem Fall den korrekten Wert für darunterliegende Zellen auslesen.

Der wesentliche Unterschied zur üblichen Vorgehensweise des Auslesens mit Funktionen ist, dass die einmalig ausgelesenen Zieldaten statisch sind.

Das bedeutet, hat man mit der Blitzvorschau die Daten gesplittet,  ändern sich diese nicht wenn man die Quelldaten ändert.

Trennt man die Daten mit Hilfe von Formeln, passen sich diese automatisch diesen Änderungen an.

Fazit: Zum einmaligen Aufbereiten seiner Daten eine praktische Funktion, bei sich häufig ändernden Quelldaten ist es jedoch eine Überlegung wert den Vorgang mit Hilfe von Funktionen zu automatisieren.

Carmen Hetmainczyk

Über den Autor 

Ausgebildet als Informatikkauffrau im Bankenwesen mit fundierten Kenntnissen als Supervisor im Bereich des internationalen, technischen Supports. Seit Anfang 2012 bei der Insight Dimensions GmbH tätig als Business Analyst und Teamkoordinator.

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Wer täglich Umgang mit manuell gepflegten Datentabellen hat und diese versucht zu analysieren, kennt das Problem der Datenqualität und Konsistenz. Einzelne Werte werden oft konsolidiert, wie z.B. die Postleitzahl und der Wohnort oder der Vor- und Nachname, die man jedoch in 2 separaten Zellen benötigt. In diesem Fall ist eine manuelle Korrektur mit Hilfe von

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